DIVA Modul Auftragsbearbeitung

Das Programm dient der auftragsmäßigen Abwicklung und Rechnungsstellung von Leistungen, die unabhängig von der Ausbildungstätigkeit der Lehrgangsverwaltung durchgeführt werden. Dabei kann es sich um Leistungen im bauaufsichtlichen oder werkstofftechnischen Bereich, um gutachterliche Tätigkeiten oder einfach auch nur um den Verkauf eines Fachbuchs handeln.

Erleichtert wird das Einrichten von Aufträgen durch Zugriff auf Hilfstabellen, aus denen die Kundendaten oder Kostenträger und Kostenstellen zum Auftrag ausgewählt werden können.

Es können Einzel- oder Sammelaufträge eingerichtet werden. Beim Sammelauftrag besteht die Möglichkeit, beliebig viele "Unteraufträge" zur selben Auftragsnummer einzurichten. Dies erleichtert häufig dann die Auftragsabwicklung, wenn für einen Kunden eine Vielzahl von einzelnen Leistungen über einen längeren Zeitraum durchgeführt wird und auftragsmäßig abzuwickeln ist.

Für die Erfassung von Auftragspositionen bietet das Programm neben der manuellen Eingabe die Möglichkeit, auf andere Programme zurückzugreifen, um beispielsweise eine Schweißerprüfung als Position in den Auftrag zu übernehmen. Die angelegten Aufträge lassen sich durch die verschiedenen Übersichtsmasken leicht überblicken und schnell finden.
So bietet das Programm Auftragsübersichten nach Aufträgen, Firmen oder Personen sortiert. Je nach Suchbegriff, sei es die Auftragsnummer oder der Name des Kunden, der Auftrag mit seinen Informationen ist durch Eingabe des Suchbegriffs schnell gefunden.
Über die jeweiligen Symbole in der Symbolleiste des Programms lassen sich die Positionen, Anschriften oder zum Auftrag ausgestellte Rechnungen bequem einsehen.

Zu einem Auftrag lassen sich End- und Teilrechnungen erstellen und drucken. Bei Teilrechnungen können einzelne Positionen eines Auftrages in Rechnung gestellt werden, um beispielsweise Zwischenbeträge schon vor dem endgültigen Abschluss des Auftrages verrechnen zu können.
Zu einer Rechnung kann selbstverständlich eine Gutschrift über die gesamte Rechnung oder über Teilbeträge einzelner Positionen erstellt und verbucht werden.
Für eine erstellte Rechnung kann ein Vorabdruck erfolgen, der, ohne Buchungsdaten zu erzeugen und die damit verbundenen Restriktionen der Bearbeitung eines Auftrages, die Prüfung der korrekten Ausstellung der Rechnung ermöglicht.
Erst beim Druck der Originalrechnung wird die Rechnungsnummer ermittelt, der Eintrag ins Rechnungsbuch vorgenommen und die Bereitstellung der Buchungsdaten vorgenommen.

Die Auftragsdaten sowie die Buchungsdaten lassen sich über eine Schnittstelle an eine angeschlossene Finanzbuchhaltung übergeben.