DIVA Modul Finanzbuchhaltung

Bei dem Finanzbuchhaltungsmodul handelt es sich um eine Reihe von Funktionen, die dazu dienen, Daten aus DIVA für ein Finanzbuchhaltungsprogramm bereitzustellen.Es können Debitorenstammdaten, Auftragsdaten und Buchungsdaten bereitgestellt werden. Diese Daten können mit Hilfe unterschiedlicher Auswahlmasken selektiert und in Textdateien bereitgestellt werden.

Über Importfunktionen des jeweiligen Finanzbuchhaltungsprogramms können diese Daten anschließend übernommen werden. Die Struktur der Schnittstellendateien und die Form der Übernahme muss jedoch jeweils bezüglich der benötigten Daten überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Zur Zeit können Daten für Navision und DATEV übergeben werden. Für die Konvertierung der bereitgestellten Daten in ein für DATEV zu verarbeitendes Format wird ein dazu vorhandenes Programm, das bei DATEV nachgefragt werden kann, benötigt.

Durch die Kennzeichnung der übergebenen Daten in DIVA werden diese vor unbefugter Änderung geschützt und von weiteren Bereitstellungen, die ja auch ungewollt erfolgen könnten, ausgenommen.

Schnittstellen in DIVA SK
In der Lehrgangs- und Teilnehmerverwaltung lassen sich Buchungsdaten durch die Rechnungsschreibung und durch einen Buchungslauf erzeugen. Die durch die Rechnungsschreibung erzeugten Buchungsdaten können jederzeit an die FIBU übergeben werden. Der Buchungslauf wird in der Regel einmal monatlich durchgeführt und erzeugt die Buchungsdaten für die Leistungen, die in der angegebenen Buchungsperiode erbracht wurden. So ist stets eine zeitnahe Verarbeitung dieser Daten sowie die buchhalterische Berücksichtigung von vorgenommenen Änderungen in der Lehrgangsverwaltung möglich.

Zu den bereitgestellten und übergebenen Daten lassen sich selbstverständlich die erforderlichen Listen und Übergabeprotokolle erzeugen und drucken. Somit ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sichergestellt.

Sollten bei der Bereitstellung oder der Übernahme der Daten in die Finanzbuchhaltung Fehler auftreten oder nicht zu übernehmende Daten von der FIBU zurückgewiesen werden, lassen sich die einzelnen Schritte der Bereitstellung natürlich zurücksetzen und erneut durchführen. Erst wenn Sie die erfolgreiche Übernahme der Daten in die FIBU bestätigt haben, werden die Daten aus Gründen der Datenkongruenz vor Änderungen geschützt.

Schnittstellen der Allgemeinen Auftragsbearbeitung
Im Rahmen der allgemeinen Auftragsbearbeitung lassen sich die Auftragsdaten sowie die durch die Rechnungsschreibung erzeugten Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung bereitstellen. Die Auftragsdaten können, falls notwendig um Konto- oder Debitorennummern ergänzt werden.Die Buchungsdaten können zu jedem gewünschten Zeitpunkt bereitgestellt werden.
Es werden alle noch zu übergebenden Datensätze der angegebenen Buchungsperiode zur Übergabe bereitgestellt.
Nach erfolgter Übernahme in die FIBU muss diese bestätigt werden, da ansonsten die Bereitstellung neuer Daten nicht erfolgen kann.

Zu einem Auftrag lassen sich End- und Teilrechnungen erstellen und drucken. Bei Teilrechnungen können einzelne Positionen eines Auftrages in Rechnung gestellt werden, um beispielsweise Zwischenbeträge schon vor dem endgültigen Abschluss des Auftrages verrechnen zu können.
Zu einer Rechnung kann selbstverständlich eine Gutschrift über die gesamte Rechnung oder über Teilbeträge einzelner Positionen erstellt und verbucht werden.
Für eine erstellte Rechnung kann ein Vorabdruck erfolgen, der, ohne Buchungsdaten zu erzeugen und die damit verbundenen Restriktionen der Bearbeitung eines Auftrages, die Prüfung der korrekten Ausstellung der Rechnung ermöglicht.
Erst beim Druck der Originalrechnung wird die Rechnungsnummer ermittelt, der Eintrag ins Rechnungsbuch vorgenommen und die Bereitstellung der Buchungsdaten vorgenommen.

Die Auftragsdaten sowie die Buchungsdaten lassen sich über eine Schnittstelle an eine angeschlossene Finanzbuchhaltung übergeben.