Der Lehrgangskatalog dient dazu, Lehrgänge, die in gleicher oder ähnlicher Form wiederholt durchgeführt werden, als Lehrgangsvorlagen vorbereitend einrichten zu können. Dabei besteht die Hauptaufgabe darin, die Lehrgangsteile, also die Module, dem Lehrgang zuzuordnen, deren Dauer und Reihenfolge festzulegen sowie über die Klasse die Durchführungsart, beispielsweise Abend- oder Wochenendlehrgang, des Lehrgangs zu bestimmen.Durch die Möglichkeit, detaillierte Verlaufsberechnungen für einen Katalogslehrgang vornehmen zu können, eignet sich der Katalog gleichzeitig als Planungsinstrument für durchzuführende Lehrgänge.Die vielfältigen Pflege- und Einrichtungsfunktionen, die der Katalog bietet, machen es möglich, den ansonsten erheblichen Aufwand zur Einrichtung und Verwaltung von aktiven Lehrgängen weitgehend in den Katalog zu verlagern, wo diese Arbeit lediglich einmal vorgenommen werden muss. Allein die Anpassung an die aktuellen Gegebenheiten und die erforderliche individuelle Behandlung des Teilnehmers bedingen zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Im Modulkatalog lassen sich einzelne Lehrgangsteile, die Module, einrichten, die den Inhalt eines Lehrgangs ausmachen. Es können selbstverständlich auch EN Prüfungen als Module eingerichtet werden, die – mit zugeordneter Schweißanweisung - in einen Lehrgang aufgenommen und bearbeitet werden können.Den Modulen können Attribute zugeordnet werden, die für spätere Auswertungen (Unterrichtsstunden, Statistikcode, Werbeindex), das Ausstellen der speziellen Dokumente (Richtlinie, Verfahren) oder die Rechnungsschreibung (Kosten, MwSt, etc.) relevant sind.Weiterhin können Zugangsvoraussetzungen oder modulspezifische Dokumente wie Bewertungsbögen oder Bescheinigungen dem Modul zugeordnet werden.

Der Katalog verfügt über Hilfstabellen zur Bereitstellung von Daten, die bei der Einrichtung von Modulen oder Lehrgängen benötigt werden. Die Hilfstabellen bieten Pflegefunktionen für Lehrgangsattribute, wie Lehrgangsklassen oder Arbeitsschutzartikel, für Modulattribute wie Statistikcodes und Richtlinien oder für verwaltungstechnische Daten wie Ausbildungszeiten, Feiertage oder zu definierende Nummernkreise. Die Daten aus den Hilfstabellen können den Modulen oder Lehrgängen als Attribute zugeordnet werden.

Beim aktiven Lehrgang, auch als "LGa" bezeichnet, handelt es sich um den durchzuführenden Lehrgang, zu dem Personen als Teilnehmer aufgenommen werden. Ein LGa kann, unabhängig vom Katalog, neu oder auf Basis eines Kataloglehrgangs eingerichtet werden.Durch Angabe von Beginn- und Enddatum sowie Zuordnung eines Durchführungsortes und einiger weiterer Attribute kann ein LGa angelegt werden. Dieser kann an die für den aktuellen Lehrgang erforderlichen Gegebenheiten angepasst oder eingerichtet werden.

Zu einem aktiven Lehrgang kann durch Auswahl aus den Personenstammdaten eine Person als Teilnehmer aufgenommen werden. Durch Angabe der Art der Teilnahme (Selbstzahler, Firmen- oder Arbeitsamtszahler) kann der Rechnungsempfänger für die integrierte Rechnungsschreibung festgelegt und zur Erzeugung von Buchungsdaten die Debitorennummer ermittelt werden. Bei der Aufnahme einer Person als Teilnehmer werden alle Attribute und Module des aktiven Lehrgangs für den Teilnehmer übernommen. Diese können nun speziell für den Teilnehmer angepasst werden, sei es, dass dieser durch einen späteren Lehrgangstermin lediglich einen abweichenden zeitlichen Verlauf aufweist, sei es, dass durch Entfernen, Hinzufügen oder Austauschen von Lehrgangsteilen ein abweichender Lehrgangsinhalt definiert wird.Für den Teilnehmer können Dokumente wie Prüfaufträge, Werkstattkarten oder Bewertungsbögen und natürlich auch die durch die DVS-Richtlinien festgelegten Bescheinigungen, Zeugnisse oder Zertifikate gedruckt und ausgestellt werden. Ebenso lassen sich selbstverständlich Teilnehmer- oder Anwesenheitslisten oder andere für die Verwaltung von Lehrgängen und Teilnehmern notwendige Dokumente erzeugen und ausdrucken.Durch die integrierte Rechnungsschreibung, es sind sowohl Einzelrechnungen für den Teilnehmer als auch Sammelrechnungen für den gesamten Lehrgang möglich, lassen sich quasi auf Knopfdruck Rechnungen erstellen und drucken.Durch entsprechende Einstellungen in den Systemparametern lassen sich Buchungsdaten für eine angeschlossene Finanzbuchhaltung erzeugen und bereitstellen. Zur Zeit können diese Daten für die Systeme "Navision" und "DATEV" bereitgestellt werden, wobei jedoch die jeweils speziellen Gegebenheiten zu berücksichtigen sind.