Die Programme zur zentralen Stammdaten- und Systemverwaltung bilden den Kern des DIVA Programmsystems. Die hier erfassten Daten oder vorgenommenen Einstellungen stehen allen zusätzlich zum Programmkern installierten DIVA Programmen zur Verfügung. Daher bieten diese Module die Erfassung und Pflege der Daten an, die systemweit Verwendung finden.

So lassen sich in der Stammdatenverwaltung Firmen- und Personenstammdaten, Mitarbeiterdaten oder Kostenstellen und Kostenträger zentral erfassen und pflegen. Mit Hilfe der Dokumentenverwaltung lassen sich die von den einzelnen Programmen benötigten Dokumente zentral einrichten. Dadurch lässt sich der Erfassungs- und Pflegeaufwand der Stammdaten minimieren und stellt allen Anwendern stets die aktuellsten Versionen dieser Daten zur Verfügung. Flexible Import- und Exportfunktionen - die Schnittstellenstruktur lässt sich relativ frei gestalten - sollen dem Anwender die Bereitstellung von Firmen- und Personendaten vereinfachen.

Mit Hilfe der Buttons oder Listfelder kann auf andere Tabellen zugegriffen werden, um dort hinterlegte Daten zu nutzen. Dies reduziert den Eingabeaufwand und die Fehlerhäufigkeit. Durch die enge Verzahnung der Module ist es natürlich möglich, eine Firma als Arbeitgeber für eine Person aus der Firmentabelle zu wählen und der Person zuzuordnen. Ebenso können einer Firma oder einer ihrer eingerichteten Abteilungen Personen als Mitarbeiter zugeordnet werden.

Auf diese Stammdaten wird bei der Erstellung von Aufträgen, Rechnungen oder auch bei Briefwechseln oder anderen Aufgaben, die mit Hilfe des Systems durchzuführen sind, zurückgegriffen. Dabei wird festgehalten, dass beispielsweise eine Person als Teilnehmer zu einem Lehrgang aufgenommen worden ist.

Durch Klicken der rechten Maustaste lässt sich von den Stammdaten aus über das angebotene Fenster das fragliche Programm aufrufen, um sich dort detaillierte Informationen anzuschauen oder auch erforderliche Bearbeitungsschritte durchzuführen.

Ein integriertes Werbemodul bietet die Möglichkeit, durch Werbekennzeichen, die Firmen oder Personen zugeordnet werden können, gezielt Adressdaten aus dem System zu selektieren und als Steuerdatei für Serienbrieffunktionen zur Verfügung zu stellen.
Hierzu lassen sich die Kriterien zur Bildung der Anschrift durch Wahl der angebotenen Optionen gezielt definieren, beispielsweise, um Anschreiben nur auf die Privatanschriften zu beschränken.

Die Systemverwaltung berücksichtigt durch die Funktionen zur Datensicherung, Datenreorganisation und eine differenzierte Benutzerverwaltung alle notwendigen Sicherheitsaspekte zur Erhaltung des Datenbestandes und des Schutzes vor unberechtigtem Zugriff, die ein solches System – auch in einem Netzwerk - erfordert.
Jedem eingerichteten Benutzer können pro Bildschirmmaske abgestufte Zugriffsrechte zugeteilt werden.

Dadurch kann jeder Anwender speziell mit den Rechten ausgestattet werden, die er für die Erledigung seiner Aufgaben mit dem System benötigt.Darüber hinaus lässt sich durch die Zuordnung von Kostenstellen oder Kostenstellengruppen der Zugriff auf Auftrags- und Rechnungsdaten zusätzlich einschränken.

Mit Hilfe der Systemparameter, sie dienen als zentrales Steuerungselement des Programmsystems, lassen sich Bedienungs- und Arbeitsabläufe der Programme festlegen. Dadurch kann DIVA an die jeweils speziellen Bedürfnisse angepaßt werden, wobei dies einmal für das Gesamtsystem aber auch für die einzelnen Programme vorgenommen werden kann.

Je nach den vorgenommenen Einstellungen können sich die Abläufe, Bildschirmdarstellungen oder erforderlichen Eingaben unterscheiden. Sollen beispielsweise Buchungsdaten für eine Finanzbuchhaltung erzeugt und bereitgestellt werden, so müssen die dazu erforderlichen Daten, wie Kontonummern, Kostenstellen oder Kostenträgernummern natürlich eingegeben werden und Änderungen zu Daten, für die eine Rechnung erzeugt worden ist, unterliegen bestimmten Restriktionen. Andererseits lassen sich durch die Systemeinstellungen Abläufe automatisieren und vereinfachen.