Die Belegnummer einer Prüfung setzt sich aus einem, frei eingebbaren, 10 Zeichen langen, Belegtext und einer 6-stelligen Zählnummer zusammen. Über die Vergabe von Belegtexten lassen sich Prüfungen gruppieren. Solange der Belegtext gleichbleibt, wird der Zähler der Belegnummer hochgezählt.

In dieser Hilfstabelle können die Belegtexte, die ständig wieder verwendet werden sollen, wie beispielsweise Werkstattnummern oder Abteilungen, eingetragen werden. Über diese Belegtexte können in den Übersichten die Prüfungen sortiert werden. Bei den Auswertungen kann nach diesen Kriterium selektiert werden. Ebenso lässt sich nach dem Belegtext eine Prüfung suchen.