Wurde ein Auftrag erstellt und die Daten dazu vollständig eingegeben, können die Auftragsdaten an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Dies geschieht mit Hilfe des Programmmoduls „Datenübergabe FIBU“.

Dieses Programmmodul kann – sollte für den Kunden eine spezielle Übergabe entwickelt worden sein, unterschiedliche Funktionen und auch ein völlig anders Aussehen haben, als es im Folgenden dargestellt und beschrieben wird. Bei der Standardanwendung, die für eine Übergabe an NAVISION in der Konfiguration der GSI Niederlassungen entwickelt wurde, erfolgt die Übergabe in der hier beschriebenen Art und Weise.

Wird dieser Menüpunkt aufgerufen, so erscheint folgendes Fenster:

Klicken Sie auf den Button „Auftragsdaten“, um den Bildschirm für die Übertragung der Auftragsdaten an eine angeschlossene Finanzbuchhaltung zu erhalten.

Für das Übergeben an die Finanzbuchhaltung gibt es zwei Stufen der Berechtigung. Die Standardberechtigung ermöglicht ein einmaliges Übertragen eines Auftrages an die Finanzbuchhaltung. Der Anwender bekommt in diesem Fall auch nur die Aufträge angezeigt, deren Daten noch nicht übergeben worden sind.

Wird ein Auftrag an die Fibu übergeben, erscheint er nicht mehr in der Liste der Aufträge.

Mit der besonderen Berechtigung für mehrmaliges Übertragen werden in der Liste der Aufträge alle Aufträge angezeigt. Die schon an die Finanzbuchhaltung übergebenen Aufträge weisen in der Spalte "Übergabe an FiBu" das Übertragungsdatum auf.

Die zu übertragenden Daten werden in eine Datei übergeben, die als Schnittstelle zum Fibu-Programm dient. Das Verzeichnis und der Dateiname für diese Schnittstellendatei müssen in der Systemverwaltung unter dem Reiter „Export“ festgelegt worden sein.

Vom Fibu-Programm wird nun die Übernahme der Daten gestartet und die Daten werden in die Finanzbuchhaltung eingelesen.

Anschließend kann in DIVA die korrekte Übernahme der Daten in die FIBU durch Klicken auf das OK-Symbol bestätigt werden, die Datensätze werden mit dem Übertragungsdatum als übergeben gekennzeichnet.

Bei nicht korrekter Übernahme kann in DIVA mit entsprechender Berechtigungsstufe – nach Erstellung von Gutschriften und daran anschließender Änderung der Aufträge oder Rechnungen - eine erneute Übergabe vorgenommen werden. Die detaillierte Beschreibung der einzelnen Bearbeitungsschritte finden Sie im Kapitel zur „Datenübergabe FIBU“.