1. Zeitbereich und Verlängerungsart angeben
Wählen Sie die Art der Verlängerung und den zeitlichen Bereich, für den Sie die ablaufenden Prüfungen ermitteln wollen, also den Zeitraum, in dem das Ablaufdatum liegen soll.
2. Überwachungsart
wählen
Wählen Sie die Art der Überwachung, welche in die Ermittlung einbezogen werden soll. Das Überwachungskennzeichen kann beim Anlegen einer Prüfung festgelegt werden. Überwacht werden sollen in der Regel die Prüfungen, für die wahrscheinlich auch Wiederholungsprüfungen oder Verlängerungen durchgeführt werden. Prüfungen, die etwa im Rahmen einer überbetrieblichen Ausbildung abgelegt wurden und später nicht mehr nachverfolgt werden, sollen in der Regel nicht ermittelt werden. In der Regel wird dieser Personenkreis auch nicht mehr angeschrieben.
3. Ergebnisliste prüfen
Nach der Suche wird das Ergebnis der Ermittlung am Bildschirm angezeigt. Diese Liste kann noch überprüft und es können nicht benötigte Prüfungen aus der Liste gelöscht werden.
Markieren Sie dazu die Prüfung und klicken auf das Löschsymbol. Die Prüfung wird aus der Liste – jedoch nicht aus der Datenbank – gelöscht.
Wählen Sie in der Dokumentenauswahl den Reiter "Liste", um eine Liste der ablaufenden Prüfungen zu drucken, oder den Reiter „Briefe“, um das Anschreiben an die Schweißer oder deren Firmen zu drucken.
5. Texte für Anschreiben wählen oder
bearbeiten
Haben Sie das Anschreiben gewählt, so erscheint nach Auswahl des Dokumentes und Klicken auf das Drucksymbol ein Fenster, in dem die zuletzt verwendeten Dokumententexte angezeigt werden.
Sollen diese geändert werden, so kann das in freier Eingabe geschehen. Mit Hilfe der rechten Maustaste kann über das sich öffnende Menü ein Editor zur Bearbeitung des Textes aufgerufen oder Funktionen zur Formatierung gewählt werden.
Alternativ kann auch über den Menüpunkt „Texte ändern“ in die Hilfstabelle der Dokumententexte gewechselt werden, um einen dort erstellten Text auszuwählen und für das Anschreiben zu verwenden.